“Je reçois chaque semaine près de 1.500 mails. Ça devient ingérable.”

C’est le retour que nous avons eu récemment, chez un de nos clients.

Quand vous occupez une fonction hiérarchique, il arrive souvent que vos collaborateurs vous mettent en copie de tous leurs échanges. Et l’inévitable se produit : des mails par centaines, chaque jour.

On l’oublie parfois mais le mail est l’un des premiers outils de communication au sein des entreprises. En tant que tel, il est normal de former le personnel à cet outil.

Ci-dessous quelques exemples de bonnes pratiques. N’hésitez pas à les rappeler régulièrement au sein de vos équipes. 

✓ Avant l’envoi de tout mail, posez-vous la question : un mail est-il l’outil le plus approprié ? N’irais-je pas plus vite en prenant mon téléphone ? 

✓ Ne mettez des destinataires en cc que si c’est nécessaire. En cas d’échanges multiples, supprimez des cc les personnes qui ne doivent pas suivre ces échanges. 

✓ Structurez votre mail : le message principal au tout début des paragraphes aérés et espacés ; des points 1/2/3 si nécessaire. 

✓ Si vous vous adressez à plusieurs personnes, indiquez chaque fois “@xxx” pour lui signifier clairement que cette partie de votre mail s’adresse à lui. 

✓ Surlignez ou mettez en gras les éléments les plus importants … mais uniquement les plus importants. “Trop de gras tue le gras” !

✓ Dernier check : vous n’avez pas oublié la pièce jointe ? 

PS : chez Gosselin & de Walque, on a adopté une règle simple en interne : plus de mails, sauf pour les échanges avec nos clients. Au sein de l’équipe, on opte pour un système de messagerie instantanée, plus souple et efficace.